เรื่อง ว่าด้วยเรื่องการแบ่งประเภทของการควบคุม (Control Classification)

เรามักได้ยินบ่อย ๆ เกี่ยวกับเรื่อง การควบคุมที่เพียงพอของกระบวนการทำงานต่าง ๆ จากทั้ง บริษัทตรวจสอบภายใน ภายนอก หรือจากฝ่ายตรวจสอบภายใน ขององค์กร ทำให้หลายคนมีคำถามที่ว่า การควบคุมที่เพียงพอ มันคืออะไร ใช้แนวทางอะไรมาตัดสินว่าเพียงพอหรือไม่ ในบทความนี้ขอนำเสนอประเภทของการควบคุม เพื่อที่จะย้อนกลับมาตอบคำถามที่ว่า การควบคุมที่เพียงพอ จะต้องเป็นอย่างไร

ประเภทของการควบคุม แบ่งออกเป็น 3 ประเภท ดังนี้

1. Preventive เรามีการจัดทำ แนวทางป้องกันปัญหา และปฏิบัติตามขั้นตอนการทำงาน เพื่อให้ผลงานบรรลุเป้าหมายที่กำหนดไว้เพียงใด

2. Detective เรามีการตรวจสอบ ตรวจดูกระบวนการ รวมถึงเอกสารต่าง ๆ ให้ดำเนินไปตามกระบวนการที่กำหนดไว้ อย่างสม่ำเสมอเพียงใด

3. Corrective เราสามารถที่จะแก้ไขปัญหาต่าง ๆ เมื่อเกิดปัญหา หรือเกิดเหตุการณ์ที่ไม่เป็นไปตามกระบวนการที่กำหนดไว้ ได้รวดเร็วและมีประสิทธิภาพเพียงใด

หาก บริษัทตรวจสอบภายใน ตรวจสอบถึงการควบคุมของกระบวนการใดกระบวนการหนึ่ง ผู้รับการตรวจสอบจะต้องแสดงให้เห็นได้ว่า ในกระบวนการนั้น ๆ ผู้รับการตรวจสอบได้ใช้การควบคุมแบบไหน ระหว่าง Preventive (ป้องกัน), Detective (ตรวจสอบ) หรือ Corrective (แก้ไข) นั้นหมายความว่า บางกระบวนการผู้รับการตรวจสอบอาจใช้ประเภทการควบคุมเพียงอย่างใดอย่างหนึ่ง บางกระบวนการอาจใช้ประเภทการควบคุม 2 ประเภท และบางกระบวนการอาจต้องใช้การควบคุมทั้ง 3 ประเภทเลย ทั้งนี้ก็ต้องแสดงต่อ บริษัทตรวจสอบภายใน ได้ว่าเพราะเหตุใดถึงเลือกใช้การควบคุมแต่ละประเภท ซึ่งส่วนใหญ่มักพบปัญหา เช่น บางกระบวนการผู้รับการตรวจสอบมองว่า แค่ Corrective เมื่อเกิดปัญหาแก้ให้ไวก็พอแล้ว แต่บริษัทตรวจสอบภายใน อาจเสนอว่าควรจะทำทั้ง Preventive, Detective และ Corrective (ทั้งป้องกัน ตรวจสอบ และแก้ไข) หากเกิดเหตุการณ์เช่นนี้แสดงว่า บริษัทตรวจสอบภายในมีความเห็นว่ากระบวนการดังกล่าว มีความสำคัญมาก และส่งผลโดยตรงกับการดำเนินธุรกิจ (Core Business)

ดังนั้น ก่อนรับการตรวจสอบ จึงควรตรวจสอบตนเองให้พร้อมก่อนว่า กระบวนการต่าง ๆ ของเรานั้น การมีการป้องกันความผิดพลาด มีการตรวจสอบการทำงาน และมีเมื่อมีปัญหาเกิดขึ้นสามารถตรวจสอบและแก้ไขปัญหาได้อย่างรวดเร็ว หรือไม่ จึงจะสามารถตอบได้ว่า กระบวนการนั้นเรามีการควบคุมที่เพียงพอ

ดร. สุรพรรษ์ เพ็ญจำรัส
อังคารที่ 20 มิถุนายน 2560

“ขอสงวนสิทธิ์ ข้อมูล เนื้อหา บทความ และรูปภาพ (ในส่วนที่ทำขึ้นเอง) ทั้งหมดที่ปรากฎอยู่ในเว็บไซต์ ห้ามมิให้บุคคลใด คัดลอก หรือ ทำสำเนา หรือ ดัดแปลง ข้อความหรือบทความใดๆ ของเว็บไซต์ หากผู้ใดละเมิด ไม่ว่าการลอกเลียน หรือนำส่วนหนึ่งส่วนใดของบทความนี้ไปใช้ ดัดแปลง เพื่อการพาณิชย์โดยไม่ได้รับอนุญาตเป็นลายลักษณ์อักษร จะถูกดำเนินคดี ตามที่กฎหมายบัญญัติไว้สูงสุด ในกรณีต้องการอ้างอิงเพื่อการศึกษา กรุณาให้เครดิตโดยอ้างอิงถึงผู้เรียบเรียงและบริษัทเจ้าของเว็บไซด์ด้วย”